Rechnung für Ferienwohnung und Monteurzimmer: Vorlage und Pflichtangaben
Ob Urlauber oder Monteurfirma: Wer bei Ihnen übernachtet, bekommt eine Rechnung, und Firmen bestehen darauf, dass sie stimmt, weil sie sonst die Vorsteuer nicht abziehen dürfen. Diese Seite zeigt eine Vorlage für Vermieter, die Umsatzsteuer ausweisen, und eine für Kleinunternehmer, dazu die Pflichtangaben und die richtige Formulierung nach § 19 UStG in der Fassung seit 2025. Außerdem steht hier, was die E-Rechnung für Vermieter bedeutet: Firmen müssen sie seit 2025 empfangen können, und ab 2027 beziehungsweise 2028 müssen die meisten Unternehmen sie auch ausstellen. Für das Monteurgeschäft mit seinen Firmenkunden ist das keine Nebensache.
Vorlage: Rechnung mit Umsatzsteuer
[Ihr Name / Ihre Firma], [Anschrift], Steuernummer oder USt-IdNr. [Nummer]. An: [Name / Firma des Gastes], [Anschrift]. Rechnungsnummer: [fortlaufende Nummer]. Rechnungsdatum: [Datum]. Leistungszeitraum: [Anreise] bis [Abreise]. Übernachtung in [Unterkunft], [Anzahl] Nächte, [Anzahl] Personen: [Nettobetrag] Euro. Umsatzsteuer 7 %: [Betrag] Euro. Gesamtbetrag: [Bruttobetrag] Euro. Kurtaxe (durchlaufender Posten, im Namen der Gemeinde): [Betrag] Euro. Zahlbar bis [Datum] auf [Bankverbindung].
Vorlage: Rechnung als Kleinunternehmer
Gleich aufgebaut, aber ohne Umsatzsteuer: [Ihr Name], [Anschrift], Steuernummer [Nummer]. An: [Gast], [Anschrift]. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und Leistung wie oben. Gesamtbetrag: [Betrag] Euro. Hinweis: „Steuerbefreiung nach § 19 UStG.“ Seit 2025 ist die Kleinunternehmerregelung als Steuerbefreiung gefasst, deshalb ist diese Formulierung die sicherste. Weisen Sie als Kleinunternehmer keinesfalls Umsatzsteuer aus, sonst schulden Sie sie trotzdem.
Pflichtangaben auf einen Blick
Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Leistungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitraum, das Entgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 14 Abs. 4 UStG). Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto reichen weniger Angaben, das ist die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
Welcher Steuersatz?
Die Übernachtung selbst kostet 7 Prozent Umsatzsteuer, wenn der Aufenthalt nicht länger als sechs Monate vereinbart ist. Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, etwa ein Parkplatz oder ein Fahrradverleih, kosten 19 Prozent und gehören getrennt auf die Rechnung. Ist von vornherein eine Vermietung über sechs Monate vereinbart, ist sie steuerfrei. Die Einzelheiten stehen in unserem Steuer-Ratgeber.
E-Rechnung: was sich für Vermieter ändert
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie sie bei Rechnungen an andere Unternehmen ab 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sonst ab 2028. Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung, gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ausgenommen sind Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatgäste. Wer Monteurfirmen beherbergt, sollte sich darauf einstellen, denn diese Rechnungen gehen an Unternehmen.
Rechnungen in unterkunftspräsenz
In unterkunftspräsenz entsteht die Rechnung aus der Buchung, mit fortlaufender Nummer und der Anschrift der Firma, und lässt sich nach dem Festschreiben als XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF ausgeben. Der Hinweis für Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist als Steuerfall hinterlegt. So schreiben Sie keine Rechnungen mehr von Hand und sind für die E-Rechnungspflicht bei Firmenkunden vorbereitet.
Häufige Fragen
- Wie formuliere ich die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung?
- Am sichersten mit „Steuerbefreiung nach § 19 UStG“. Seit 2025 ist die Regelung als Steuerbefreiung gefasst. Umsatzsteuer weisen Sie nicht aus.
- Welche Umsatzsteuer kommt auf die Rechnung einer Ferienwohnung?
- 7 Prozent auf die Übernachtung bei Aufenthalten bis sechs Monate, 19 Prozent auf Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, wie Parkplatz oder Fahrradverleih.
- Muss ich als Vermieter E-Rechnungen ausstellen?
- Bei Rechnungen an Unternehmen ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 Euro) oder ab 2028. Kleinunternehmer, Rechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatgäste sind ausgenommen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025.